Vertriebsgebiete sind ein sensibles Thema, weil an ihnen Einkommen hängt. Wer ein Gebiet abgibt, verliert Umsatzchancen; wer eines dazubekommt, muss es erst erschließen. Deshalb lohnt es sich, die Aufteilung auf eine Grundlage zu stellen, die alle Beteiligten nachvollziehen können.
Warum die Postleitzahl die Standardebene ist
Vertriebsgebiete werden fast immer aus Postleitzahlengebieten aufgebaut – aus einem sehr praktischen Grund: Die Postleitzahl steht in jedem Datensatz. Kunden, Aufträge, Angebote, Anfragen – überall ist sie vorhanden. Damit lässt sich jede Zahl eindeutig einem Gebiet zuordnen, ohne Zwischenschritt.
Verwaltungsgrenzen wären inhaltlich oft sinnvoller, weil an ihnen die Marktdaten hängen. Aber sie stehen eben nicht in der Kundendatei. Wo beide Systeme zusammengebracht werden müssen, hilft die PLZ- und Verwaltungskarte, die Abweichungen sichtbar zu machen.
Was ein gutes Gebiet ausmacht
Bei der Aufteilung konkurrieren mehrere Kriterien, die sich nicht alle gleichzeitig optimieren lassen:
Ausgewogenes Potenzial. Jedes Gebiet sollte eine vergleichbare Marktchance bieten. Gleich große Flächen sind dafür kein Maßstab – ein Stadtgebiet kann auf wenigen Quadratkilometern mehr Potenzial haben als ein halbes Bundesland.
Vertretbare Fahrzeiten. Ein Gebiet, das rechnerisch ausgewogen ist, aber vier Stunden Anfahrt an den Rand erfordert, funktioniert im Alltag nicht. Siehe Außendienst und Tourenplanung.
Zusammenhängende Flächen. Gebiete mit Exklaven sind planerisch elegant und praktisch mühsam.
Gewachsene Beziehungen. Der wichtigste und am seltensten dokumentierte Punkt: Langjährige Kundenbeziehungen wiegen oft schwerer als jede rechnerische Optimierung. Eine Aufteilung, die diese Bindungen zerschneidet, kostet mehr, als sie einbringt.
Digital planen
Für die eigentliche Gebietsbildung sind Geomarketing-Anwendungen wie RegioGraph und easymap gebaut. Sie fassen Postleitzahlengebiete zu Gebieten zusammen, summieren die zugeordneten Kennzahlen und zeigen sofort, wie ausgewogen das Ergebnis ist. Verschiebt man ein Gebiet, rechnen sich alle Summen neu.
Voraussetzung sind saubere digitale Postleitzahlgebiete im passenden Format – und ein einheitlicher Gebietsstand, damit Kundendaten und Kartengeometrie zusammenpassen.
Wer das Potenzial nicht nur nach eigenen Umsätzen, sondern nach Marktgröße bewerten will, spielt zusätzlich Marktdaten an – Einwohner, Kaufkraft, Branchenstruktur oder Firmenbestand.
Analog abstimmen
Der eigentliche Aushandlungsprozess findet selten am Bildschirm statt. Bewährt hat sich die Organisationskarte in beschreibbarer Ausführung: Entwürfe werden mit Folienstift eingezeichnet, diskutiert, verworfen und neu gezogen. Alle Beteiligten sehen dasselbe Bild, und niemand muss auf einen Bildschirm warten.
Ist die Aufteilung beschlossen, wird sie ins System übernommen – und häufig zusätzlich als fertige Wandkarte gedruckt, mit farbig hinterlegten Gebieten und den zuständigen Namen. Diese Karte hängt dann in jeder Niederlassung und beendet die meisten Zuständigkeitsfragen, bevor sie entstehen.
Dokumentieren Sie den Gebietsstand mit
Wenn Sie eine Gebietsaufteilung verbindlich festschreiben – etwa in Arbeitsverträgen oder Provisionsvereinbarungen –, gehört der zugrunde liegende Gebietsstand mit ins Dokument. Postleitzahlengebiete ändern sich. Ohne diese Angabe ist Jahre später nicht mehr rekonstruierbar, welche Fläche eigentlich gemeint war.